Astrazeneca söker en Chefsassistent/Koordinator!

Har du erfarenheter inom koordinering och administration? Sök rollen som koordinator/chefsassistent till AstraZeneca i Göteborg!

Har du erfarenhet av att koordinera tvärfunktionella team och förbättra administrativa processer?
Vill du vara en nyckelmedlem i det globala portfölj- och projektledningsteamet (GPPM) och använda dina utmärkta organisatoriska och sociala färdigheter? Nu söker AstraZeneca en erfaren koordinator/chefsassistent som har arbetat i en stor global organisation som vill gå med i ett vibrerande team inom Global Portfolio och Project Management. Låter detta som något för dig? Bra, sök redan idag!

Ditt anställningserbjudande

På AstraZeneca är vi hängivna att vara en bra arbetsplats. Där har du befogenhet att tänja på gränserna för vetenskapen och släppa lös din entreprenörsanda. Det finns ingen bättre plats att göra skillnad för medicin, patienter och samhället. En inkluderande kultur som kämpar för mångfald och lagarbete. Alltid engagerad i livslångt lärande, tillväxt och utveckling! 

I den här varierande rollen som Administratör/chefsassistent/koordinator kommer du göra det möjligt för ledare inom våra projekt- och portföljhanteringsfält att arbeta optimalt i en dynamisk företagsmiljö för att säkerställa leverans av GPPM:s kortsiktiga mål och långsiktiga strategiska prioriteringar.

Dina arbetsuppgifter

Typiska arbetsuppgifter och ansvarsområden:

• Koordinering av BioPharmaceuticals Therapeutic Area Leadership Teams (TALT)
• Fastställa årlig TA-möteskalender och TA-strategi, individuella mötesarrangemang, mötesförberedelser, ägande och underhåll av distributionslistor och informationshantering (SharePoint Online, inkl. MS Teams)
• End-to-end-hantering av TALT-mötesschemaläggning, konfiguration, genomförande och stängning, inklusive utfärdande och uppdatering av kalenderinbjudningar
• Samling, distribution och lagring av mötesmaterial som förläsningar och slutliga bildspel som säkerställer konsistens i dokumentformat, namnkonventioner och arkiv
• Arrangera möten globalt och sköta all logistik
• Stöd för kommunikation och officiell informationssläpp, plus distribution till erforderliga partners
• Aktiv förbättring och standardisering av administrativa processer
• Fullständig och komplex diary management för två verkställande direktörer, inklusive schemaläggning av globala möten, flaggning av konflikter och mötesprioritering
• Ordna affärsresor och visum vid behov
• Svara på uppdrag av verkställande direktörsgruppen till olika partners som upprätthåller höga professionella standarder samtidigt som de möter motstridiga behov
• Svara på mer komplexa eller eskalerade förfrågningar från annan PA/sekreterare

Värt att veta

Göteborg är ett av AstraZenecas tre strategiska vetenskapscentra och är hem för över 2 500 anställda, från 50 olika nationaliteter. Göteborg omfattar hela utbudet av funktioner och erbjuder därför gott om utvecklingsmöjligheter för ett brett spektrum av yrkesverksamma.

Detta är ett konsultuppdrag på 3 månader med goda chanser för förlängning. Tjänsten är på heltid med start omgående.

Uppdraget ingår i vår konsultverksamhet där du blir anställd av TNG och arbetar som konsult ute hos vår klient. Vi är ett auktoriserat bemanningsföretag och givetvis omfattas du av kollektivavtalets villkor för exempelvis lön, försäkringar, tjänstepension och semester.

Urvalet sker löpande!

Våra förväntningar

Du ska trivas med partners på alla nivåer i vår organisation, i olika tidszoner och med människor från många kulturer. Med erfarenhet av att koordinera tvärfunktionella team är du van att arbeta självständigt och förbättra administrativa processer. Du är en problemlösare. De sofistikerade dagboksarrangemangen kommer att kräva att du har starka inflytande färdigheter med förmågan att engagera relevanta människor globalt i att utveckla lösningar; ditt tålamod och din flexibilitet kommer att vara mycket fördelaktigt. Konfidentialitet är av största vikt.