Receptionist / Office Manager till Perstorp Group

Perstorp Holding AB söker en serviceminded Receptionist / Office Manager till huvudkontoret i Malmö

Är du en person som trivs med att organisera och effektivisera? Vi söker en kvalitetsmedveten, relationsskapande och prestigelös person som vill axla rollen som Receptionist / Office Manager hos Perstorp Holding AB. I denna roll får du möjlighet att vara med på en spännande tillväxtresa där du får arbeta brett och varierat. Varmt välkommen med din ansökan!

Ditt anställningserbjudande

Receptionisten / Office Managern har ett övergripande ansvar för receptionen och är en nyckelperson för kontoret. Du är Perstorps "First Impression manager". Detta innebär att du är kontorets ansikte utåt och representerar kontoret samt ansvarar för att besökare, likväl som internt anställda medarbetare, alltid får förstklassig service i alla lägen. Du bemannar receptionen måndag – fredag, främst mellan kl 08.00-17.00. Flexibla arbetstider kan ibland gälla vid speciella tillfällen, till exempel tidiga/senarelagda möten.

Dina arbetsuppgifter

Receptionisten / Office Managern ansvarar för sina arbetsuppgifter genom att vara självgående och engagerad samt att våga driva och utveckla sina arbetsuppgifter på ett sätt som gynnar hela kontoret. Rollen som Receptionist / Office Manager innehåller ett brett spann av arbetsuppgifter av nedanstående karaktär: 

Konferens

• Se till att kontoret och konferensrummen alltid är representativa.
• Konferensansvarig vid möten och evenemang.
• Ansvarig för att all IT-utrustning fungerar i mötesrummen.

Kontorsansvar

• Ansvarig för porttelefon och välkomna samtliga besökare.
• Helhetsansvar för kontoret och ansvarig för skötsel och trivsel.
• Ansvarig för lunch och fikabeställningar.
• Hantering av post och bud.
• Kontaktperson och ansvarig för kontorets leverantörer samt inköp.
• Nycklar, taggar och parkeringstillstånd till anställda på Malmökontoret.
• Beställning av servicetjänster till kontoret ex fönsterputs, kem-, matt- och textiltvätt vid behov.
• Säkerställa att interkommunikation hålls uppdaterad på vårt intranät för Malmökontoret.
• Delaktig i att säkerställa rutiner vid utrymning och brandskydd samt se till att dessa följs.

Administration

• Stötta assistenterna i administrativa uppgifter samt i diverse projekt.
• Malmökontorets fakturahantering.
• Behjälplig vid bokning av hotell-, taxi-, restaurangbokningar.

Värt att veta

Du kommer att tillhöra ett team på åtta assistenter. Tillsammans hjälper och inspirerar ni varandra. Du rapporterar till Maria som är CEO Assistant.

Våra förväntningar

På Perstorp så är det viktigt att du är en person som är hjälpsam och vill ge det lilla extra. Du kommer att arbeta självständigt med eget ansvar i en supporterande roll och är huvudrepresentant för vårt kontor. Du är den som håller ställningarna på kontoret för våra medarbetare och besökande gäster. Det är viktigt att du har ett proaktivt och kreativt tänk och ligger steget före för att inge den bästa känslan av god service. Det krävs att du arbetar på ett strukturerat och noggrant sätt. Då våra medarbetare arbetar hybrid och inte alltid är närvarande på kontoret så ställer detta krav på att du är ansvarstagande, självmotiverande och har god förmåga att ta egna initiativ.

För att trivas och prestera väl i denna tjänst så ser vi att du har:

• gymnasieexamen, gärna kompletterad med en eftergymnasial utbildning till exempel inom administration eller service
• erfarenhet av en liknande roll och trivs i en högpresterande internationell miljö där ditt bidrag blir en viktig kugge i den dagliga verksamheten
• är van att uttrycka dig obehindrat på engelska och svenska i både tal och skrift
• har goda kunskaper inom Office programmen, främst Outlook, Word och PowerPoint
• erfarenhet av SAP är meriterande