Eventkoordinator med övergripande ansvar

Vill du ta nästa steg inom events? Stockholms Handelskammare söker en Eventkoordinator med övergripande ansvar, ansök redan idag!

Har du jobbat några år inom events och är en stjärna på struktur och planering? Då kan uppdraget som Eventkoordinator med övergripande ansvar på Stockholms Handelskammare vara något för dig! Välkommen in med din ansökan redan idag!

VAD KAN VI ERBJUDA DIG?

Som Eventkoordinator med övergripande ansvar på Stockholms Handelskammare kommer du till ett sammansvetsat team där alla drivs av att ge det lilla extra, både gentemot varandra och till alla besökare. Du kommer ha det övergripande ansvaret för resursplaneringen till events och till receptionen. Stockholms Handelskammare verkar för Stockholms utveckling och företagande och din roll är viktig i skapandet av Stockholms ledande mötesplats för näringslivet! Din kommande arbetsplats har både struktur och processer på plats men välkomnar självklart initiativ och engagemang i förbättringsarbete.

Du kommer att arbeta ute hos vår kund som konsult via TNG under hela uppdragsperioden. För oss på TNG är det viktigt att du känner dig trygg i din anställning hos oss, därför är det bra för dig att veta att vi är ett auktoriserat bemanningsföretag med kollektivavtal. Det innebär att du som konsult omfattas av kollektivavtalets villkor för exempelvis lön, försäkringar, tjänstepension och semester.

DINA FRAMTIDA ARBETSUPPGIFTER

Som Eventkoordinator med övergripande ansvar kommer dina huvudsakliga arbetsuppgifter vara att:

• Ansvara för eventkalendern och koordineringen av alla events.
• Tilldela resurser till alla event. Du kommer planera vem som tilldelar platser i Netsuite, fakturerar, beställer mat, tar emot besökare på event mm. Alltså vara ansvarig för att allt fungerar kring alla event.
• Vara kontaktperson gentemot bemanningsföretaget för receptionisten samt vara dennes kontaktperson internt.
• Vara kontaktperson med Easy ID som levererar besökssystemet.
• Administrera bokningar av möteslokaler.
• Hantera anmälningar, påminnelser, avanmälningar i vårt CRM system (Netsuite).
• Ta in offerter samt beställa mat & dryck.
• Ta fram deltagarlistor och namnlappar.
• Vara värd/värdinna: ta emot deltagarna, förbereda, duka fram och plocka undan.
• Fakturerera och följa upp.
• Vara länken mellan projektledarna och de olika eventen.

ROLLEN INNEBÄR OCKSÅ

Uppdraget är på heltid i minst 6 månader med goda möjligheter till förlängning och/eller överrekrytering. Då uppdraget ska tillsättas så snart som möjligt kommer intervjuer ske löpande och tillsättning sker när rätt person är på plats. Som Eventkoordinator med övergripande ansvar har du tre kollegor samt ytterligare 7 projektledare som du arbetar tätt ihop med. De flesta evenemang äger rum under dagtid men det kan också innefatta tidiga morgnar och sena kvällar. Därför krävs viss flexibilitet utanför ordinarie arbetstid.

Stockholms Handelskammare ligger i fräscha, trevliga lokaler mitt i Stockholms City med närhet till både allmänna kommunikationsmedel och grönområde. 

VEM ÄR DU?

Vi söker dig som har några års erfarenhet av en liknande roll och har förmågan att lyfta blicken och se framåt. Du trivs i en roll med mycket ansvar och tar dig an utmaningar med nyfikenhet och entusiasm. Som Eventkoordinator är du med i hela processen och stöttar samtliga projektledare med allt ifrån uppstart och planering, ser till att allting finns på plats, är värd/värdinna under eventet samt ser till att det är snyggt efter. 

Din roll är både praktisk och administrativ med många kontaktytor både internt och externt varför det är viktigt att du behärskar det svenska språket flytande i både tal och skrift. Då du kommer att vara navet i all planering kring eventen samt personalen, bör du ha ett gediget ordningssinne och ett proaktivt tänk. Att oförutsedda situationer kan uppstå ser du som en utmaning och du trivs med att vara den som "har koll på allt".