Lästid: 4 minuter
Senast redigerad:
Så ger du snabb återkoppling till alla sökande
… och skapar nöjdare kundidater
Alla förtjänar ett värdigt avslag när de söker jobb! Särskilt när varje jobbsökare också kan vara kund, samarbetspartner eller en inflytelserik influencer. Så hur ska du tacka nej på bästa sätt? TNG bjuder på tips för återkoppling och avslag i en rekryteringsprocess, som stärker ditt employer brand.
Jobbsökare är inte ett unikt släkte av människor med skyhöga förväntningar i sina gener. Således förväntar de sig återkoppling i en rekrytering av en enkel anledning. För på samma sätt som man väntar på svar efter ansökan till en utbildning eller ansöker om ett lån till sin lägenhet, så räknar man med återkoppling i en rekryteringsprocess.
Däremot kan rekryteringen både vara utmanande och tidskrävande för chefer. Faktum är att hur många sökande du än har till en ledig tjänst – så är det i regel bara en som får jobbet. Många gallras bort på vägen, och du behöver tacka nej och ge negativ återkoppling till alla kandidater utom en. Därmed är risken för ledsna miner och besvikelse stor. Något som kan få direkt utslag på ert Employer brand.
Men med ett par enkla knep kan du snabbt vända missnöje till ambassadörer – även vid avslag!
Återkoppling som höjer kandidatupplevelsen
Här listar vi tre olika ambitionsnivåer. Välj den högsta möjliga som du har teknik och resurser för. Även nivå 1 kan göra stor skillnad för kandidatupplevelsen!
Nivå 1: Ett standardiserat avslag
Ändå vittnar hela 39 % av svenska jobbsökare om att de sällan eller aldrig får veta när ens ansökan inte längre är aktuell*. Och så många som 82 % får aldrig någon förklaring på varför deras ansökan inte var aktuell. Det är oroväckande siffror. Särskilt när allt du behöver göra är att skriva ett enda mail och skicka det till alla kandidater som inte är aktuella. Och tänk så här: det här kan faktiskt skilja dig från konkurrenten.
Kom dock ihåg att ett standardiserat mail så klart inte kan täcka in alla jobbsökares önskemål. Däremot visar du hänsyn genom att mentalt släppa kandidaterna fria och sluta hoppas på något de ändå inte kan få. I alla fall inte den här gången.
Med andra ord är detta mail ett enkelt sätt att, trots ett negativt besked, visa respekt och minska risken för att bli svartmålad i sociala medier.
Så här gör du
- Har du ett rekryteringssystem kan du antagligen spara mailet som en e-postmall och sätta en automatisering vid avslag. Då kommer alla kandidater bli nejtackade per automatik.
- Tyvärr får du jobba lite mer manuellt om du tar emot ansökningar i inkorgen. Men du kan ändå förenkla avslag genom att – i samband med att du bedömer en ansökan som inte aktuell – skicka iväg en kopia av ditt standardsvar och flytta kandidaten till en dedikerad mapp för nejtackade. På så vis riskerar du inte heller att tacka nej igen – eller ännu värre: glömma bort återkopplingen.
Nivå 2: Transparens och snabbt avslag
För dig som vill bygga ett riktigt förtroende för ert varumärke och säkra framtida rekryteringsbehov kommer här nästa tips: sikta högre!
Lämna aldrig en kandidat i ett svart hål efter ansökan! 84 % vill ha besked så snabbt som möjligt om de inte är aktuella för ett sökt jobb. Endast 3 % vill få besked först när hela rekryteringen är avslutad.
På TNG arbetar vi utifrån ambitionen ”ultimate candidate rejection”, alltså den ultimata nej-tackningsprocessen. Med hjälp av kandidatundersökningar, forskning och uppmätta kandidatbeteenden har vi förfinat hela rekryteringsprocessen. Inte minst vad det gäller återkoppling och avslag.
Till exempel försöker vi alltid tacka nej så fort en kandidat inte bedöms som relevant för jobbet. Även om det endast är ett par timmar efter att ansökan skickades in. Och det uppskattas!
Nyckeln till lyckade avslag är att alltid berätta varför kandidaten blir refuserad. Var transparent och hänvisa till exempel till annonsens krav eller en för sen ansökan i ett löpande urval. Ju mer specifik du kan vara, desto bättre. Eftersom kandidaten då förstår att man har gjort en rättvis bedömning.
Att vänta med avslag eller svara i svepande ordalag är mycket sällan uppskattat av jobbsökaren. Dessvärre finns det många arbetsgivare med förutfattade meningar och fördomar om hur kandidater kommer att reagera, som leder till fördröjda och otydliga besked. Med andra ord kan du snabbt sticka ut i mängden och därmed höja varumärket ytterligare!
Gör så här
- Tacka nej direkt. De flesta jobbsökare uppskattar ett snabbt besked, även om det är negativt.
- Var transparent och anpassa varje avslag och nej tack-mail till orsaken att kandidaten inte gick vidare i urvalet. Även här kan du jobba med färdiga mallar utifrån de vanligaste anledningarna.
Nivå 3: Överträffa förväntningar med personlig återkoppling
För ännu bättre kandidatupplevelse bör du ge avslag personligen. Om jobbsökare överlag fick bestämma så skulle detta antagligen vara standard. Men som arbetsgivare är det ofta omöjligt att leva upp till.
Vad du däremot kan göra är att öka graden av personifiering ju längre en kandidat har kommit i din rekrytering. En outtalad förväntan från nästan alla jobbsökare är att du borde höra av dig per telefon ifall ni setts på intervju. Även om intervjun skett digitalt.
Till övriga sökande kan du bli mer personlig genom att svara via mail med egen signatur, och inte från ett övergripande företagskonto.
Men kom ihåg att, hur jobbigt det än känns att ge negativa besked, så uppskattas det enormt att bli uppringd. Så låt inte ditt eget obehag stå i vägen för en bra kandidatupplevelse!
Så här gör du
- Gå rakt på sak och var vänlig. Försök undvika att tassa som katten runt het gröt och håll dig till ämnet.
- Fråga kandidaten om hen vill ha feedback. Det är inte alla som vill veta om de ”gjorde något fel” eller varför de inte tar sig hela vägen till mål.
- Var ärlig. Saknade personen en viktig merit? Eller hade toppkandidaten bättre testresultat? Utgå från fakta och undvik svepande beskrivningar om att någon annan passade bättre.
- Tacka för kandidatens tid. Alltid. Genom att visa uppskattning för kandidatens insats stärker du chanserna att hen kommer tala gott om er i framtiden.
- Tipsa om andra tjänster. Kommer en annan avdelning rekrytera en liknande roll inom kort? Eller är det troligt att du har ett nytt behov inom kort. Uppmuntra kandidaten att söka igen. Men givetvis bara om du menar det.
Bonus: transparens i hela rekryteringen
Ska du spara tid på rekrytering och kandidatåterkoppling så är det en god investering att satsa på ett modernt rekryteringssystem. Idag har nästan alla en lösning för svarsmallar och automatiserade besked.
På TNG tog vi dessutom allt ett steg längre 2018, när vi öppnade upp och speglade rekryterarens arbete i realtid med den digitala lösningen Följ din ansökan. Här kan kandidaten dels följa alla urvalssteg vägen fram till anställningserbjudande, dels få besked om vad som händer nu. Givetvis kompletterar vi med statusuppdateringar på mail, sms och telefon ifall något dröjer i urvalet.
Vill du slippa investera i dyra rekryteringssystem och endast lägga tid på de mest intressanta kandidaterna? Kontakta då oss på TNG vid nästa rekryteringsbehov!
*Statistik från TNG:s kandidatundersökning 2023
Vi rekryterar just nu
Vi gör fördomsfri rekrytering enkelt för dig.
TNG är specialisterna som gör fördomsfri rekrytering, bemanning och interim enkelt för dig. Med vår fördomsfria rekryteringsmetodik™ får du rätt medarbetare som snabbt och kostnadseffektivt levererar i din organisation idag, och i framtiden.
Vi tar ett helhetsgrepp kring kompetens, attraktion, kandidatupplevelse och compliance, utan att ta din tid i anspråk – allt för att du ska kan fokusera på ditt dagliga arbete.
