Lästid: 4 minuter

Senast redigerad: 2024-05-24

Yrkesguide: Det här gör en administratör på sitt jobb

Allt att jobba inom service,  administration och handläggning

Vill du söka lediga jobb inom administration men är osäker på vilken lön en administratör får? Kanske ställt frågan: vad gör en administratör? Undrar om det lätt att få jobb inom administration eller finns det krav på tidigare erfarenhet för att få jobb? Borde du gå en särskild utbildning för att få administrationsjobb? Är administratör samma sak som kontorist och assistent? TNG ger dig svar på frågorna så du kan veta om administratör är ett jobb som du borde söka!

Hitta lediga jobb inom administration

Vilka arbetsuppgifter har jag som administratör?

Först av allt: administratör är egentligen inte ett enhetligt yrke med självklara arbetsuppgifter. Titeln kan snarare ses som ett samlingsnamn för jobb där dina arbetsuppgifter är av administrativ karaktär.

Det gemensamma för alla jobb inom administration är att du har ansvar för uppgifter, ofta i affärssystem, där du är den personen som ska ha överblick och kontroll över att information är tillgänglig och begriplig. Många administrationsjobb omfattar därför även service – antingen till företagets kunder, leverantörer eller mot kollegor. Ett exempel på det är säljadministratör och ordermottagare.

Förr så var det vanligt att en administratör även kunde kallas för sekreterare, kontorist eller assistent. Att avlasta andra har länge varit en central del i jobbet, och arbetsuppgifterna har bestått av att dokumentera, handlägga ärenden och arkivera. Men även svara i telefon, boka möten och sammanfatta rapporter.

Idag är jobbet som administratör mycket mer varierande. Som systemadministratör lutar arbetsuppgifterna mot IT-support, som löneadministratör närmar du dig HR och med arbetsuppgifter inom fakturering, bokföring och kontering så kan du kallas för ekonomiassistent.

Det finns även fler administratörsjobb med större ansvar och chefsposition. Både koordinator och office manager är roller som ofta innefattar mycket ansvar, liksom VD-assistent. Rollerna har mer mandat att driva processer och projekt framåt.

Letar du jobb inom offentlig sektor är det vanligare att administratör istället kallas för handläggare, sekreterare, registrator eller assistent.

Administratör – ett yrke med många yrkestitlar

Jobbet kan också kallas för assistent, sekreterare, handläggare, ordermottagare, Office manager, koordinator, kontorist, kontorsansvarig, systemadministratör, SAP-administratör, ekonomiassistent och säljadministratör.

Vilken erfarenhet och kunskaper behövs?

Att läsa en inriktning inom handel och administration eller ekonomi och företagande på gymnasiet kan vara en bra väg för att få en fot in som administratör. Och med eftergymnasial utbildning inom ekonomi, IT, specifika affärssystem, språk eller löneadministration ökar valmöjligheterna.

Men eftersom jobben som administratör kan se så olika ut varierar även arbetsgivarnas krav. Med andra ord är det är långt från alla jobb inom administration som har krav på en specifik utbildning eller ens erfarenhet. Istället efterfrågas ofta personliga kompetenser såsom strukturerat arbetssätt, servicemedvetandet eller självständighet.

För dig som vill bredda chanserna till olika typer av administratörsjobb är det däremot bra att lägga tid framför datorn. Någon som är snabb på tangenterna, noggrann i inmatning av uppgifter och dessutom har kunskap inom flera olika system har goda chanser på arbetsmarknaden.

Har du erfarenhet av affärssystem såsom SAP, Visma, Jeeves, Agresso eller Dynamics är det en genväg till jobb. Särskilt om du arbetat i systemet länge och varit superuser.

Men det allra viktigaste är att du kan hantera Office-paketet, och då särskilt Word, Excel och Powerpoint. För vissa typer av administrationsjobb kan det nästan vara helt avgörande för att få jobb.

Söker du jobb som inkluderar service så är det bra att kunna fler språk än svenska, liksom ha erfarenhet från serviceyrken.

Läs även: Skriv ett CV som ger dig jobb (och ladda ner gratis CV-mall)

Vem passar som administratör?

Du som tycker om att sätta upp och/eller följa riktlinjer kommer att trivas som administratör. Att vara effektiv i din administration är en förutsättning. Det underlättar om du har förmåga att ha koll på arbetsuppgifter i både närtid och på sikt, liksom tycker det är okej att ibland behöva prioritera om.

Eftersom ditt arbete ofta är en förutsättning för andra människors arbete, kommer du trivas bättre om du trivs i sociala sammanhang. Ett prestigelöst förhållningssätt samtidigt som du självständigt kan ansvara för dina egna uppgifter äf också bra.

Söker du en roll med lite mer ansvar, t ex som VD-assistent, koordinator eller office manager, behöver du vara en person som även kan tänka dig att ta ett utökat ansvar för andra. Här handlar det om att planera och genomföra aktiviteter. Här passar du som gillar sociala tillställningar och mingel extra bra.

Vilka utvecklingsmöjligheter finns det som administratör?

Det finns många karriärvägar för en god administratör och vilka som är öppna för dig beror till viss del på din utbildningsbakgrund och erfarenheter hittills.

För dig med intresse för system kan möjligheter uppstå när ett företag ska byta systemleverantör. Som administratör är chanserna nämligen goda för att axla rollen som superuser, vilket kräver god systemvana, noggrannhet och pedagogiskt sinne.

Som orderadministratör går det exempelvis ta ett karriärsteg mot såväl kundansvar som mer ekonomiinriktade uppgifter, där du kan ta ansvar även för fakturor, reskontra eller leverantörskontakter.

Många människor glömmer bort att chefer ofta har administration på sitt bord. Kan du tänka dig personalansvar kan kontorschef eller andra chefsjobb passa bra.

Som administratör handlar det sällan om vad jobbet faktiskt kallas för, utan snarare vad arbetsuppgifterna består av, hur självständiga uppgifterna är och hur mycket ansvar man själv vill ha. Det är därför alltid bra att ta reda på vad som ingår i ett jobb innan du byter arbetsplats, så att jobbet motsvarar en nivå som passar dig.

Ett bra sätt att vidareutvecklas kan vara att växla arbetsuppgifter. Antingen på nuvarande arbetsplats eller att söka ett administrationsjobb.

Läs även: Därför testar vi dig när du söker jobb

Måste jag vara en assistent åt andra som administratör?

Nej, verkligen inte. Jobb inom administration kan skilja sig stort och det finns många självständiga jobb som administratör. Men om ordet ”assistent” ingår i jobbeskrivningen så kan det vara bra att fråga arbetsgivaren på vilket sätt man assisterar verksamheten.

Var hittar jag jobb inom administration?

Vill du jobba inom administration så grattis! Administratörer, assistenter och koordinatorer behövs nästan överallt. Ingen bransch är undantagen men det är vanligare att assistenter behövs på större företag, snarare än mindre, samt i offentlig verksamhet såsom myndigheter, kommuner och landsting.

Vi på TNG har många kunder som ständigt efterfrågar administratörer och andra yrkesroller där administration är en avgörande del av jobbet. Det är en av våra mest efterfrågade yrkesroller och vi erbjuder både konsultjobb och direktanställningar hos våra uppdragsgivare. Du kan exempelvis jobba på bank, välrenommerade konsultformor, redovisningsbyråer, tillverkande industrier och universitet.